一个完整的视频会议室，至少应包含视频会议终端设备、音频输入输出设备、视频输入输出设备。

　　视频会议终端的作用是把本地的视音频信号编码后发送到远端，同时把接收到的信号解码后输出给本地视音频输出设备;

　　音频输入系统用于采集本地的声音信号并传输至后端。典型的音频输入系统为各种类型的麦克风，此外DVD播放器、PC电脑等设备亦可提供音频信号;

　　音频输出系统用于将接收到的音频信号转变成声音输出到会议室，主要的声音输出设备为音箱、电视机、电脑等，对于音箱来说，前端还应配备音频处理器、功率放大器等设备已确保输出至音箱的音频信号功率足够大;

　　视频输入系统用于采集本地的视频信号并传输至后端。典型的视频输入系统为各种类型的摄像机，此外DVD播放器、PC电脑等设备亦可提供视频信号;

　　视频输出系统用于将接收到的视频信号转变为图像输出到会议室，主要的视频输出设备为拼接屏、投影仪、电视机、电脑等。

　　一般来说，小型会议室面积不大，使用基础型音响系统即可满足会议室音频采集的需求，使用具有扩声能力的电视机即可满足会议室视音频输出的需求。

　　对于大中型会议室，由于面积较大，全向麦克及显示设备自带扩声难以满足会议室需求，因此需要增加专业的音频输入输出设备、视频输入输出设备。

　  音频输入设备：

　　包括鹅颈麦克、无线麦克或手拉手会议话筒等定向麦克。定向麦克的特点是指向性强，只能采集固定方向的声音，但采集范围内的声音效果好，适合于在大中型会议室中放置于发言人面前，如有多个发言人，则需准备多只麦克。

　　鹅颈麦克可单独使用，每只鹅颈麦克单独输出一路信号至后端，优点是可单独对每个麦克风调音，麦克风之间不互相干扰;缺点是每个麦克风均输出一路信号，麦克风数量多时需后端设备支持，且布线难度大。

　　无线麦克通过无线将信号发送至接收器(按照机型的不同通常可接收1路、2路、4路、8路、16路无线信号)，由接收器将无线信号转变为音频信号输出至后端，优点是麦克风可随意摆放(需避开音箱避免啸叫)，不受布线限制;缺点是续航时间较短，重要会议前一定要更换电池。

　　手拉手会议话筒外形与鹅颈麦克差不多，但采用话筒收尾串联的方式进行连接，即第一只话筒接到会议主机后，从第一只话筒引出一根线接上第二只话筒，然后从第二只话筒引出一根线接到第三只话筒，依次串联几十个，因此得名手拉手会议系统，手拉手会议话筒的优点是多个话筒只输出一路信号，便于后端接收;缺点是不能单独对每个话筒调音，且某个话筒故障时会影响后面连接的所有话筒。

　  音频输出设备

　　主要包括调音台、音频处理器、功率放大器、音箱等。

　　调音台的主要作用是将多路输入信号进行放大、混合、分配、音质修饰和音响效果加工(视频会议室一般不会进行音质修饰和音响效果加工)，按照信号处理方式的不同可分为模拟调音台和数字调音台两种。

　　音频处理器用于对输入信号进行处理，主要功能包括输入增益、输入均益、输入延迟(用于校正不同音箱之间的传输时间)、输入极性转换、信号输入分配路由选择、高通滤波、低通滤波、均衡(用于弥补系统的频响特性缺陷)等，部分功能与调音台重复，但与调音台不同的是音频处理器需要通过软件进行操作，一般配置完毕后就保持不动了。

　　功率放大器简称功放，是音响系统中最基本的设备，作用是把来自信号源(或前端设备)的微弱电信号进行放大以驱动音箱发出声音。

 

　　音箱是整个音响系统的终端，其作用是把音频电能转换成相应的声能，并把它辐射到空间去。

　  视频输入设备

　　主要设备为摄像机，用于对现场图像进行采集。对于大中型会议室，一个摄像机往往无法满足会议要求，需要配置多台摄像机用于拍摄会场不同角度的画面(如前置摄像机拍摄会场全景，后置摄像机拍摄主席台画面)。

　  视频输出设备：

　　包括多点控制单元MCU、多屏拼接处理器、显示设备。

　　多点控制单元MCU(视频会议服务器)负责所有视频会议终端的接入以及视频会议视音频码流的交换、转发和处理。威廉希尔WilliamHill视频会议终端FM系列产品部署在需要进行网络视频会议的各类会议室或办公室，用于实现视频会议视音频信号的采集、编解码和传输。

　　多屏拼接处理器为大屏幕拼接墙的前置设备(如会议室使用普通投影机、等离子等显示器，则不需要配置此设备)，主要功能是将一个完整的图像信号划分成N块后分配给N个视频显示单元(如背投单元)，实现用多个普通视频单元组成一个超高分辨率动态图像大屏幕的功能，可以支持多种视频设备的同时接入，如：DVD、摄像机、机顶盒、计算机、视频会议终端设备等。

　　显示设备包括投影机、液晶电视、等离子电视等常规显示器，以及大屏幕拼接墙。目前大屏幕拼接墙在高端显示行业的应用相当普遍(尤其是在调度指挥中心中一定会配置大屏幕)，而且随着应用领域的不断扩展，大屏幕的市场需求还在持续增加中。当前的大屏幕拼接墙主要包括投影机边缘融合、液晶拼接墙、PDP等离子拼接墙、DLP拼接墙、LED显示屏等几种，其中DLP拼接墙是当前的主流方式。LED显示屏过去广泛应用于户外广告业，随着技术的发展，现在LED显示屏已完全可以满足室内应用的需求。